Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w Koninie w dniach 5-7 października 2026r. oraz 16-17 października 2026r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SĄD OKRĘGOWY W KONINIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 311615057

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Energetyka 5

1.5.2.) Miejscowość: Konin

1.5.3.) Kod pocztowy: 62-510

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL414 - Koniński

1.5.7.) Numer telefonu: 632464590

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sg@konin.so.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.konin.so.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w Koninie w dniach 5-7 października 2026r. oraz 16-17 października 2026r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-93727b68-6237-4ca0-92bf-c5728cdec0a4

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00328629

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-07-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00127051/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w Koninie w dniach 5-7 października 2026r. oraz 16-17 października 2026r.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-93727b68-6237-4ca0-92bf-c5728cdec0a4

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl .
3. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
4. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z Wykonawcami:
Emilia Kalińska, tel. 63 246 45 90, e-mail: sg@konin.so.gov.pl
Anna Opalińska, tel. 63 246 45 92, e-mail: anna.opalinska@konin.so.gov.pl
5. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl .
Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).
6. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
7. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.
9. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
10. Z uwagi na ograniczoną ilość znaków pozostałe zapisy zawarte zostały w rozdziale IV SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Realizując obowiązki określone w art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/ 1 z 4.5.2016 r.), zwanym dalej RODO, informujemy:
• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Sądu Okręgowego w Koninie z siedzibą przy ul. Energetyka 5, adres e-mail - administracja@konin.so.gov.pl
• Pan Sławomir Ratajkiewicz jest Inspektorem ochrony danych w Sądzie Okręgowym w Koninie, a jego dane kontaktowe to e-mail: iod@konin.so.gov.pl.
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
• Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, dalej Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 10 lat zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z przepisami Pzp. Ponadto odbiorcami Państwa danych są podmioty świadczące na rzecz sądu usługi w zakresie IT, niszczenia nośników danych, obsługi prawnej itp.
• Posiada Pani/Pan prawo dostępu do swoich danych osobowych, przy czym gdyby wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku, możemy żądać od Pani/Pana wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania lub konkursu.
• Ponadto ma Pani/Pan prawo do sprostowania swoich danych, usunięcia ich po upływie terminów określonych prawem, jak również prawo do ograniczenia przetwarzania z tym, że żądanie to nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
• Przetwarzanie Pani/Pana danych nie będzie podstawą podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany w tym profilowania.
• Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli w Pani/Pana ocenie, przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana jest niezgodne z przepisami RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: SG.261.2.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1.1 Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w Koninie w dniach 5-7 października 2026r.
1.2 Usługa realizowana będzie dla dwóch grup:
a) I GRUPA - 27 osób
Sędziowie orzekający w wydziałach karnych Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych w okręgu konińskim i zaproszeni goście.
b) II GRUPA - 63 osoby
Sędziowie orzekający w wydziałach cywilnych, rodzinnych i nieletnich, pracy i gospodarczych Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych w okręgu konińskim i zaproszeni goście.
1.3 Przyjazd i zakwaterowanie uczestników obu grup odbędzie się dnia 5 października 2026r. od godz. 14:00, wyjazd 7 października 2026r. do godz. 11:30.
1.4 Obiekt musi znajdować się w granicach administracyjnych miasta Świnoujście, położonego w województwie zachodniopomorskim.
1.5 Zakwaterowanie w ramach usługi hotelarsko-gastronomicznej w hotelu o standardzie co najmniej 4* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.2017.2166.t.j.) zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Świnoujście, wpisanym do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich Ministerstwa Sportu i Turystyki (CWOH) lub w obiekcie hotelowym nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli 4* gwiazdkowych zgodnie z w/w Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014r. zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Świnoujście. Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca obowiązany jest okazać kopię dokumentów poświadczających zaszeregowanie obiektu, jego lokalizację oraz spełnienie wymagań przewidzianych obowiązującymi przepisami prawa.
1.6 Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie:
- 26 pokoi 1-osobowych,
- pozostałe pokoje 2-osobowe z dwoma pojedynczymi łóżkami,
- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe, w cenie pokoi 1 osobowych,
- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe, w cenie pokoi 2 osobowych,
- minimum 10 bezpłatnych strzeżonych miejsc parkingowych dla samochodów osobowych uczestników zajęć w odległości do 200 m od obiektu (licząc od bramy parkingu do wejścia do obiektu).
1.7 Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 25%.
1.8 Pobyt i wyżywienie uczestników oraz sale konferencyjne powinny być zlokalizowane w tym samym budynku. W przypadku braku możliwości zakwaterowania uczestników w jednym budynku, Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w więcej niż jednym budynku, ale nie więcej niż w trzech i pod warunkiem, że odległość pomiędzy wszystkimi, poszczególnymi budynkami nie będzie większa niż 100 metrów.
1.9 Wyżywienie dla każdej grupy obejmuje:
- 2 razy śniadania,
- 2 razy obiady,
- 3 razy serwis kawowy (dostępny przez cały czas trwania zajęć),
- 1 raz kolacja,
- 1 raz uroczysta kolacja w pierwszej dobie hotelowej.
1.10 W dniu 5 października 2026r. (dzień przyjazdu grup) po zakwaterowaniu uczestników odbędzie się uroczysta kolacja od godz. 20:00 z 6 godzinną oprawą muzyczną (sposób realizacji usługi, zostanie ustalony między stronami przed podpisaniem umowy) w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej 90 osób na wyłączność uczestników, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom. Szczegóły realizacji usługi zostaną ustalone między stronami.
1.11 Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia koordynatora odpowiedzialnego za organizację i bezpośredni nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami SWZ. Zadania koordynatora zostały określone w pkt. 5.
1.12 W dniach realizowanej usługi tj.
- w dniu 5 października 2026r. po obiedzie (obiad w godz. 14:00 – 15:00) rozpoczynają się zajęcia – od godz. 16:00 do godz. 19:00 z serwisem kawowym, od godz. 20:00 uroczysta kolacja,
- w dniu 6 października 2026r. po śniadaniu (śniadanie w godz. 7:30 – 9:00) rozpoczynają się zajęcia z serwisem kawowym, następnie ok. godz. 14:00 obiad i dalej kolejna część zajęć, a ok. godz. 19:00 kolacja,
- w dniu 7 października 2026r. po śniadaniu rozpoczynają się zajęcia z serwisem kawowym – od godz. 9:15 do godz. 10:45, a następnie wykwaterowanie i wyjazd uczestników zajęć ok. godz. 11:30 – 12:00.
1.13 Wymagania dotyczące menu dla obu grup:
a) Śniadania [w godz. 7:30 – 9:00]:
stół szwedzki (minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe).
b) Obiad [14:00 – 15:00]:
dwudaniowy w formie bufetowej: (pierwsze danie: zupa - dwa rodzaje do wyboru), drugie danie: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika zajęć (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), dodatki: ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, dwie potrawy wegańskie i wegetariańskie, 3 rodzaje sałatek do wyboru i 3 rodzaje surówek do wyboru, soki owocowe, woda mineralna).
c) Kolacja [od godz. 19:00 – 20:00]:
w formie szwedzkiego stołu: (deska wędlin, deska serów, 3 rodzaje pieczywa, dwa rodzaje sałatek, dwa ciepłe dania do wyboru, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe).
d) Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciasta lub ciastka).
e) Uroczysta kolacja z 6-godzinną oprawą muzyczną [od godz. 20:00]:
Przystawka
2 rodzaje do wyboru, zupa, danie ciepłe: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika zajęć (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), potrawy wegańskie i wegetariańskie, ziemniaki, pyzy, kasza, frytki, surówka – 3 rodzaje do wyboru, deser, zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna, deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe).
f) Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne Zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt uczestnika składającego zamówienie.
1.14 Zapewnienie dwóch sal wykładowych wyposażonych w odpowiednią ilość foteli konferencyjnych i w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia), klimatyzację oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie):
 w dniu 5 października 2026r.
- jedna sala dla 27 osób w godz. 16:00 – 19:00,
- druga sala dla 63 osób w godz. 16:00 – 19:00.
 w dniu 6 października 2026r.
- jedna sala dla 27 osób w godz. 9:00 – 18:00,
- druga sala dla 63 osób w godz. 9:00 – 18:00.
 w dniu 7 października 2026r.
- jedna sala dla 27 osób w godz. 9:00 – 11:00,
- druga sala dla 63 osób w godz. 9:00 – 11:00.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-10-05 do 2026-10-07

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:
• cena – 60%
• doświadczenie koordynatora – 20%
• standard hotelu – 20%

1.1 Cena
1.1.1 Kryterium „CENA” będzie rozpatrywane na podstawie ceny ofertowej brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia wpisanej przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym.
1.1.2 W ramach kryterium ceny Zamawiający będzie przyznawał punkty zgodnie z poniższym wzorem:
Cena – 60 % czyli 60 pkt

A - ilość punktów za kryterium cena = Cmin / Cb x 60

gdzie:
A – ilość uzyskanych punktów przez daną ofertę
Cmin – cena brutto oferty z najniższą ceną
Cb – cena brutto oferty badanej

1.2 Doświadczenie koordynatora
B - ilość punktów za kryterium doświadczenie koordynatora

W zakresie kryterium „Doświadczenie koordynatora” Zamawiający wymaga skierowania do wykonania usługi osoby (koordynatora) posiadającej doświadczenie zawodowe niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy:
- minimalne wymagane doświadczenie zawodowe koordynatora skierowanego do realizacji przedmiotu umowy oznacza, że w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert, był on bezpośrednio zaangażowany w organizację i/lub realizację usług hotelarsko-gastronomicznych oraz usług towarzyszących (rozumiane jako usługi stacjonarne będące pojedynczym wydarzeniem) dla min. 60 osób.

Punkty przyznawane będą następująco:
- osoba (koordynator) była bezpośrednio zaangażowana w zorganizowanie 1 usługi hotelarsko-gastronomicznej*) dla min. 60 osób w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert – 0 pkt.

- osoba (koordynator) była bezpośrednio zaangażowana w zorganizowanie 2-3 usług hotelarsko-gastronomicznych*) dla min. 60 osób w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert – 10 pkt.

- osoba (koordynator) była bezpośrednio zaangażowana w zorganizowanie 4 i więcej usług hotelarsko-gastronomicznych*) dla min. 60 osób w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert – 20 pkt.

Do porównania i oceny ofert będzie brane oświadczenie Wykonawcy w zakresie doświadczenia zawodowego osoby skierowanej do realizacji przedmiotu umowy (koordynatora) podane w Załączniku nr 1 – Formularz ofertowy.

W przypadku nie podania przez Wykonawcę w formularzu ofertowym informacji o doświadczeniu zawodowym osoby skierowanej do realizacji przedmiotu umowy (koordynatora), Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt.
1.3 Standard hotelu

Kryterium „Standard hotelu” będzie rozpatrywane na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu oferty. Zamawiający wymaga aby zakwaterowanie uczestników realizowane było w hotelu o standardzie co najmniej 4 gwiazdek.
Punkty przyznawane będą następująco:
- hotel o standardzie **** (cztery gwiazdki) – 10 pkt.
- hotel o standardzie ***** (pięć gwiazdek) – 20 pkt.

Maksymalna ilość punktów przyznana w tym kryterium wyniesie 20 pkt.

W przypadku nie podania przez Wykonawcę w formularzu ofertowym informacji o standardzie hotelu Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt.

1.4 Łączna liczba punktów oferty – D
D = A + B + C

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Standard hotelu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1.1 Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w Koninie w dniach 16-17 października 2026r.
1.2 Usługa realizowana będzie dla grupy 150 osób składającej się z pracowników Sądu Okręgowego w Koninie oraz pracowników podległych sądów funkcjonalnych tj. Sądu Rejonowego w Kole oraz Sądu Rejonowego w Słupcy.
1.3 Przyjazd i zakwaterowanie uczestników odbędzie się dnia 16 października 2026r. od godz. 16:30 - 17:00, wyjazd 17 października 2026r. do godz. ok. 11:30.
1.4 Obiekt musi znajdować się w odległości maksymalnie 70 km od miasta Konin.
1.5 Zakwaterowanie uczestników w hotelu o standardzie co najmniej 4* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2017 r., poz. 2166 t.j.) zlokalizowanym w odległości maksymalnie 70 km od miasta Konin, wpisanym do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich Ministerstwa Sportu i Turystyki (CWOH) lub w obiekcie hotelowym nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli 4* gwiazdkowych zgodnie z w/w Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014r. zlokalizowanym maksymalnie 70 km od miasta Konin. Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca obowiązany jest okazać kopię dokumentów poświadczających zaszeregowanie obiektu, jego lokalizację oraz spełnienie wymagań przewidzianych obowiązującymi przepisami prawa.
1.6 Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie:
- 20 pokoi 1-osobowych,
- pozostałe pokoje 2-osobowe z dwoma pojedynczymi łóżkami,
- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe, w cenie pokoi 1 osobowych,
- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe, w cenie pokoi 2 osobowych,
- minimum 10 bezpłatnych strzeżonych miejsc parkingowych dla samochodów osobowych uczestników w odległości do 200 m od obiektu (licząc od bramy parkingu do wejścia do obiektu).
1.7 Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 25%.
1.8 Pobyt i wyżywienie uczestników oraz zajęcia powinny być zlokalizowane w tym samym budynku. W przypadku braku możliwości zakwaterowania uczestników w jednym budynku, Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w więcej niż jednym budynku, ale nie więcej niż w trzech i pod warunkiem, że odległość pomiędzy wszystkimi, poszczególnymi budynkami nie będzie większa niż 100 metrów.
1.9 Wyżywienie obejmuje:
- 1 raz śniadanie,
- 2 razy serwis kawowy (dostępny przez cały czas trwania zajęć),
- 1 raz uroczysta kolacja w pierwszej dobie hotelowej.
1.10 W dniu 16 października 2026r. (dzień przyjazdu grup) po zakwaterowaniu uczestników odbędzie się uroczysta kolacja od godz. 21:00 z 5 godzinną oprawą muzyczną (sposób realizacji usługi, zostanie ustalony między stronami przed podpisaniem umowy) w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej 150 osób na wyłączność uczestników, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom.
1.11 Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia koordynatora odpowiedzialnego za organizację i bezpośredni nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami SWZ. Zadania koordynatora zostały określone w pkt. 5.
1.12 W dniach realizowanej usługi tj.
- w dniu 16 października 2026r. po zakwaterowaniu rozpoczynają się zajęcia – od godz. 18:00 do godz. 20:00 z serwisem kawowym, od godz. 21:00 uroczysta kolacja,
- w dniu 17 października 2026r. po śniadaniu rozpoczynają się zajęcia z serwisem kawowym – od godz. 9:15 do godz. 10:45, a następnie wykwaterowanie i wyjazd uczestników ok. godz. 11:30.
1.13 Wymagania dotyczące menu:
a) Śniadanie [w godz. 7:30 – 9:00]:
stół szwedzki (minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe).
b) Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciasta lub ciastka).
c) Uroczysta kolacja z 5-godzinną oprawą muzyczną [od godz. 21:00]:
Przystawka
2 rodzaje do wyboru, zupa, danie ciepłe: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), potrawy wegańskie i wegetariańskie, ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, surówka – 3 rodzaje do wyboru, deser, zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna, deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe).
d) Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne Zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt uczestnika składającego zamówienie.
1.14 Zapewnienie sali wykładowej wyposażonej w odpowiednią ilość foteli konferencyjnych i w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia), klimatyzację oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie):
- w dniu 16 października 2026r. - jedna sala dla 150 osób w godz. 18:00 – 20:00,
- w dniu 17 października 2026r. - jedna sala dla 150 osób w godz. 9:00 – 11:00

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-10-16 do 2026-10-17

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:
• cena – 60%
• doświadczenie koordynatora – 20%
• standard hotelu – 20%

1.1 Cena
1.1.1 Kryterium „CENA” będzie rozpatrywane na podstawie ceny ofertowej brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia wpisanej przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym.
1.1.2 W ramach kryterium ceny Zamawiający będzie przyznawał punkty zgodnie z poniższym wzorem:
Cena – 60 % czyli 60 pkt

A - ilość punktów za kryterium cena = Cmin / Cb x 60

gdzie:
A – ilość uzyskanych punktów przez daną ofertę
Cmin – cena brutto oferty z najniższą ceną
Cb – cena brutto oferty badanej

1.2 Doświadczenie koordynatora
B - ilość punktów za kryterium doświadczenie koordynatora

W zakresie kryterium „Doświadczenie koordynatora” Zamawiający wymaga skierowania do wykonania usługi osoby (koordynatora) posiadającej doświadczenie zawodowe niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy:
- minimalne wymagane doświadczenie zawodowe koordynatora skierowanego do realizacji przedmiotu umowy oznacza, że w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert, był on bezpośrednio zaangażowany w organizację i/lub realizację usług hotelarsko-gastronomicznych oraz usług towarzyszących (rozumiane jako usługi stacjonarne będące pojedynczym wydarzeniem) dla min. 60 osób.

Punkty przyznawane będą następująco:
- osoba (koordynator) była bezpośrednio zaangażowana w zorganizowanie 1 usługi hotelarsko-gastronomicznej*) dla min. 60 osób w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert – 0 pkt.

- osoba (koordynator) była bezpośrednio zaangażowana w zorganizowanie 2-3 usług hotelarsko-gastronomicznych*) dla min. 60 osób w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert – 10 pkt.

- osoba (koordynator) była bezpośrednio zaangażowana w zorganizowanie 4 i więcej usług hotelarsko-gastronomicznych*) dla min. 60 osób w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert – 20 pkt.

Do porównania i oceny ofert będzie brane oświadczenie Wykonawcy w zakresie doświadczenia zawodowego osoby skierowanej do realizacji przedmiotu umowy (koordynatora) podane w Załączniku nr 1 – Formularz ofertowy.

W przypadku nie podania przez Wykonawcę w formularzu ofertowym informacji o doświadczeniu zawodowym osoby skierowanej do realizacji przedmiotu umowy (koordynatora), Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt.
1.3 Standard hotelu

Kryterium „Standard hotelu” będzie rozpatrywane na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu oferty. Zamawiający wymaga aby zakwaterowanie uczestników realizowane było w hotelu o standardzie co najmniej 4 gwiazdek.
Punkty przyznawane będą następująco:
- hotel o standardzie **** (cztery gwiazdki) – 10 pkt.
- hotel o standardzie ***** (pięć gwiazdek) – 20 pkt.

Maksymalna ilość punktów przyznana w tym kryterium wyniesie 20 pkt.

W przypadku nie podania przez Wykonawcę w formularzu ofertowym informacji o standardzie hotelu Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 pkt.

1.4 Łączna liczba punktów oferty – D
D = A + B + C

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Standard hotelu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-07-15 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-07-15 12:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni